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Allgemein
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Module
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Tipps & Tricks
LetterXpress Anbindung
Konzeptidee
Anwendungszwecke:
- Versenden von allen/bestimmten eingehenden Belegen
- An alle Kunden
- An spezifische Kunden
- Manuelles Versenden von PDFs
- Versenden von Belegen per Post bei bei nicht hinterlegter Email-Adresse
PDF als Brief versenden
Versandprotokoll
- Du kannst den LetterXpress-Auftrag abbrechen, dies geht jedoch nur bis zu 15 Minuten nach Einstellung des Auftrages, ansonsten gibt es einen Fehler.
- Den Auftragsstatus von LetterXpress erneut abfragen
- zum Auftrag auf der Website von LetterXpress gehen
- Genau diesen Brief erneut als Auftrag bei LetterXpress einstellen.
Modul Einstellungen
Berechtigungen
LetterXpress
Rahmenbedingungen
- Ausschließlich DIN A4 Hochformat (297 x 210mm), andere Formate oder Ausrichtungen (z. B. Querformat) sind nicht möglich
- Schriften und Bilder müssen eingebunden sein
- Keine schreibgeschützte, verschlüsselte bzw. mit einem Passwort versehene PDF’s
- Maximale Dateigröße darf 50 MB nicht überschreiten
- Formularfelder bzw. interaktive Elemente vermeiden, da diese innerhalb der Produktion zu Fehlern führen
- Adobe Acrobat oder der kostenlose PDF24 Creator eignen sich am besten, um kompatible PDF’s für LetterXpress zu erstellen
Beispiel Szenarien
Das Versenden von allen Belegen an alle Kontakte
Damit alle Kontakte, die den Post Versand von allen Belegen bekommen, muss man folgende Einstellung vornehmen:
Bei allen Kontakten in dem „Kontakte“ Modul muss der Haken „Beleg Postversand“ unter dem Reiter „Zahlungskonditionen“ aktiviert werden.
Wichtiger Hinweis:
Falls Sie für alle zukünftigen Kontakte, welche von dem verwendeten Buchhaltungsdienst synchronisiert werden, diese Einstellung aktiviert haben möchten, kann dieses unter „Datenstrukturen“ vordefiniert werden.
Dafür gehen Sie in die „Datenstruktur“ Einstellung. Dort unter „Kontakte“ -> „Zahlungskonditionen“ kann nun dem Checkbox Widget „Beleg Postversand“ ein Standardwert definiert werden. Dieser muss auf „aktiviert“ gesetzt werden.
Damit nun alle Belegarten per Post versendet werden, muss folgende Einstellung aktiviert werden:
Unter „Firmeneinstellungen“ -> „Modul Einstellungen“ -> „LetterXpress“ -> „Automatischer Versand nach Belegart“ müssen alle Belegarten als „aktiviert“ gesetzt werden.
Nun sollten alle Belegarten, welche von dem ausgewählten Buchhaltungsdienst synchronisiert werden, an alle betroffenen Kontakte per Post versendet werden.
Falls Sie sich dafür einscheiden, nun für alle bereits synchronisierten Kontakte, den Post Versand zu aktivieren, müssen Sie dies nicht bei jedem Konkat manuell aktivieren. Sie können einfach eine E-Mail an „support@baebeca.de“ mit Ihren Anliegen senden. Dann werden wir für alle Kontakte den Post Versand für Sie aktivieren.
Das Versenden von bestimmten Belegen an spezifische Kontakte
Damit nur bestimmte Kontakte Belege per Post erhalten , dürfen nur die betroffenen Kunden den Haken „Beleg Postversand“ unter dem „Kontakte Modul“ -> „Zahlungskonditionen“ gesetzt haben.
Falls Sie möchten, dass zwar per Standard alle Kontakte den Post Versand erhalten, aber es gewisse Ausnahmen gibt, können, wie oben erwähnt, unter „Datenstrukturen“ den die Einstellung „Beleg Postversand“ den Standardwert aktiviert setzten.
Bei den Kontakten, welche dann keine Belege per Post erhalten sollen, muss dann manuell der Haken „Beleg Postversand“ deaktiviert werden.
Damit nur bestimmte Belegarten per Post versendet werden, können Sie unter „Firmeneinstellungen“ -> „Modul Einstellungen“ -> „LetterXpress“ -> „Automatischer Versand nach Belegart“ nur die gewollten Belegarten aktivieren.
Tipps
- Um sicherzustellen, dass der Absender und die Adresse korrekt sind, kannst du in der Versandübersicht auf den Button „In LetterXpressoberfläche anschauen“ (Globus-Icon) klicken und dann auf die PDF-Vorschau gehen. Auf der ersten Seite wird ein roter Rahmen für das Adressfenster eingezeichnet. Wenn dort alles korrekt angezeigt wird, ist alles in Ordnung.
- Sollte der Status „The shipping (national, international) could not be determined Status: 400“ angezeigt werden, bietet es sich an, den Brief mit einem Deckblatt zu versenden. Derzeit ist die Verbindung von Sticky zu LetterXpress so konfiguriert, dass der Versand national oder international automatisch von LetterXpress erkannt wird. Wenn jedoch im Adressfenster bereits ein Teil des eigentlichen Briefes wie z.B. „Rec“ vom Briefbetreff „Rechnung“ steht, kann LetterXpress Probleme bei der Erkennung haben.
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Was soll ich tun, wenn ich den Fehler „This PDF document probably uses a compression technique which is not supported by the free parser shipped with FPDI. (See https://www.setasign.com/fpdi-pdf-parser for more details)“ bekomme?
Antwort: Wenn du diese Fehlermeldung bekommst, liegt das daran, dass die PDF-Datei eine Kompressionstechnik verwendet, die von Sticky nicht unterstützt wird. Um das Problem zu beheben, kannst du folgende Schritte ausprobieren:
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Öffne die PDF-Datei auf deinem Computer.
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Überprüfe, ob du einen PDF-Drucker installiert hast. Falls nicht, kannst du einen kostenlosen PDF-Drucker wie „PDFCreator“ oder „CutePDF“ herunterladen und installieren.
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Öffne die PDF-Datei und wähle die Option „Drucken“ aus dem Menü „Datei“ in deinem PDF-Reader.
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Wähle den PDF-Drucker als Drucker aus. Stelle sicher, dass du die gewünschten Einstellungen für die Druckqualität und Seitengröße auswählst.
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Klicke auf „Drucken“ und wähle einen Speicherort für die neu gedruckte PDF-Datei aus. Gib einen Dateinamen ein und speichere die Datei.
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Sobald der Druckvorgang abgeschlossen ist, solltest du eine neue PDF-Datei ohne die Kompressionstechnik erhalten.
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Verwende nun die neu gedruckte PDF-Datei anstelle der ursprünglichen Datei. Sticky sollte jetzt in der Lage sein, die PDF-Datei ordnungsgemäß zu verarbeiten.
- Sollte das Problem immer noch bestehen, wende dich bitte an den Support.
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