Sticky - Hilfe, Fragen & Antworten
LetterXpress Anbindung
Konzeptidee
Die Idee hinter diesem Modul ist es, es so einfach wie möglich zu gestalten, PDF-Dateien als Briefe zu versenden. Mit diesem Modul kannst du PDF-Dateien direkt aus Sticky heraus an den Dienstleister LetterXpress senden, der diese dann als Briefe versendet.
Zusätzlich kannst du bequem Belege z.B. Rechnungen direkt von der Detailansicht heraus als Brief via LetterXpress in Auftrag geben sowie neu importierte Belege von z.B. Lexoffice direkt als Brief versenden.
Möchtest Du ein PDF als Brief an mehrere Empfänger lossenden, ist dies ebenso möglich.
PDF als Brief versenden
Hier kannst du PDF-Dateien als Briefe versenden, indem du entweder das PDF in den Zielbereich „PDF als Brief verwenden“ ziehst, oder auf jenen klickst und dann die PDF-Datei auswählst, die du als Brief versenden möchtest.
Wenn du dich für das Versenden mit einem Deckblatt entscheidest, kannst du aus der Kontaktliste ein oder mehrere Empfänger auswählen. Dann muss nur noch mit „Brief mit Deckblatt an alle X ausgewählten Kontakte senden“ gewählt werden. Anschließend erstellt Sticky automatisch pro gewählten Kontakt einen Brief mit Deckblatt mit der Adresse des jeweiligen Kontaktes, gefolgt von dem ausgewählten PDF und stellt ihn bei LetterXpress ein.
Wenn die Adresse bereits im PDF-Dokument enthalten ist, kannst du diesen Schritt einfach überspringen und das PDF direkt mittels „Brief an 1 Empfänger versenden“.
Versandprotokoll
Das Versandprotokoll gibt dir einen detaillierten Überblick über den Status deiner Briefe und ermöglicht es dir, den Versandprozess genau zu verfolgen.
In der Übersicht sind alle bei LetterXpress eingestellten Aufträge zu sehen, inklusive einer Vorschau des konkreten Briefes, der versendet wird. Hier kannst du den aktuellen Status des Briefes einsehen und verfolgen, ob er sich bereits im Druck + Versand befindet.
Je nach Berechtigung und Stand des Versandes hast du in der Spalte „Steuerung“ verschiedene Optionen:
- Du kannst den LetterXpress-Auftrag abbrechen, dies geht jedoch nur bis zu 15 Minuten nach Einstellung des Auftrages, ansonsten gibt es einen Fehler.
- Den Auftragsstatus von LetterXpress erneut abfragen
- zum Auftrag auf der Website von LetterXpress gehen
- Genau diesen Brief erneut als Auftrag bei LetterXpress einstellen.
Wenn du weitere Details zum Versandprozess benötigst, gelangst du von hier aus über den verlinkten PDF-Dateinamen im Feld Steuerung zur Detailansicht. Hier siehst du alle relevanten Informationen zu dem Brief, einschließlich des Versandstatus, der Quelle des Versandauftrages und des Einstelldatums. Die Steuerungsmöglichkeiten aus der Übersicht befinden sich hier ebenso.
Du kannst auch die Quelle des Briefes untersuchen, z.B. wenn es sich um einen Beleg handelt, zum Belegdatensatz gehen. Sollte als Adresse ein Kontakt gewählt wurden sein, ist dieser hier ebenso verknüpft dargestellt.
Das Versandprotokoll bietet dir eine einfache Möglichkeit, den Überblick über den Versandprozess zu behalten und sicherzustellen, dass alle Briefe erfolgreich zugestellt werden.
Sollten Fehler von LetterXpress beim Einstellen gemeldet worden sein, werden diese im LetterXpress-Status angezeigt (siehe auch unten bei Tipps)
Modul Einstellungen
Um das Modul optimal nutzen zu können, gibt es verschiedene Einstellungen, die du vornehmen kannst.
Zunächst musst du deinen LetterXpress Benutzernamen und API-Schlüssel angeben, um eine Verbindung herzustellen und das Modul nutzen zu können, diese erhälst du in deinem LetterXpress-Account.
Unter den allgemeinen Einstellungen kannst du auswählen, ob Briefe in Farbe versendet werden sollen und ob das Briefpapier beidseitig bedruckt werden soll (Duplex). Wenn du den Duplexversand aktivierst, kannst du auch ein Deckblatt mit leerer Rückseite einstellen, um sicherzustellen, dass der eigentliche Brief vom Deckblatt getrennt werden kann und so abgeheftet werden.
Unter dem Verbindungsstatus kannst du den aktuellen Status deiner Verbindung sehen. Wenn alles in Ordnung ist, wird dein Guthaben angezeigt. Wenn es Probleme gibt, erhältst du eine Fehlermeldung.
Wenn du den automatischen Versand nach Belegart aktivierst, werden neu erzeugte Belege automatisch versendet, wenn im jeweiligen Kontakt das Attribut „Beleg Postversand“ im Tab „Zahlungskonditionen“ aktiviert ist. Du kannst den automatischen Belegversand für Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften jeweils einzeln einstellen.
Unter den Einstellungen für den automatischen Belegversand kannst du festlegen, ob alle Belege immer mit einem Deckblatt versendet werden sollen oder nicht.
LetterXpress erkennt automatisch die Adresse aus dem PDF. Wenn die Adresse jedoch nicht im vorgesehenen Bereich liegt oder andere Informationen enthält, kann dies zu Problemen führen. In diesem Fall kannst du ein Deckblatt aktivieren, das nur die Adresse an der gewünschten Stelle enthält. Mit dem Deckblatt Vorschau Button kannst du ein Beispieldeckblatt vorab anzeigen lassen.
Berechtigungen
Um einen Brief über LetterXpress versenden zu können, muss bei „Rechte für normale Benutzer“ die Berechtigung „lesen & schreiben“ für die Datenstruktur „Brief versenden“ unter Datenstrukturen -> Letterxpress eingestellt sein. Diese Einstellung ist auch notwendig, wenn ein Nutzer direkt von einem Beleg aus einen Brief versenden möchte oder einen schon vorhandenen Briefauftrag erneut einstellen möchte.
Um das Versandprotokoll von LetterXpress einsehen zu können, müssen bei „Rechte für normale Benutzer“ zumindest die Berechtigung „lesen“ für „LetterXpress Sendeaufträge“ unter Datenstrukturen -> LetterXpress konfiguriert sein. Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auch den Status von LetterXpress Sendeaufträgen aktualisieren, insofern dies noch möglich ist.
Sollen Nutzer Briefaufträge in der 15 Minuten Frist noch stornieren können, dann muss dort „lesen & schreiben & löschen“ eingetragen sein.
LetterXpress
Rahmenbedingungen
- Ausschließlich DIN A4 Hochformat (297 x 210mm), andere Formate oder Ausrichtungen (z. B. Querformat) sind nicht möglich
- Schriften und Bilder müssen eingebunden sein
- Keine schreibgeschützte, verschlüsselte bzw. mit einem Passwort versehene PDF’s
- Maximale Dateigröße darf 50 MB nicht überschreiten
- Formularfelder bzw. interaktive Elemente vermeiden, da diese innerhalb der Produktion zu Fehlern führen
- Adobe Acrobat oder der kostenlose PDF24 Creator eignen sich am besten, um kompatible PDF’s für LetterXpress zu erstellen
Tipps
- Um sicherzustellen, dass der Absender und die Adresse korrekt sind, kannst du in der Versandübersicht auf den Button „In LetterXpressoberfläche anschauen“ (Globus-Icon) klicken und dann auf die PDF-Vorschau gehen. Auf der ersten Seite wird ein roter Rahmen für das Adressfenster eingezeichnet. Wenn dort alles korrekt angezeigt wird, ist alles in Ordnung.
- Sollte der Status „The shipping (national, international) could not be determined Status: 400“ angezeigt werden, bietet es sich an, den Brief mit einem Deckblatt zu versenden. Derzeit ist die Verbindung von Sticky zu LetterXpress so konfiguriert, dass der Versand national oder international automatisch von LetterXpress erkannt wird. Wenn jedoch im Adressfenster bereits ein Teil des eigentlichen Briefes wie z.B. „Rec“ vom Briefbetreff „Rechnung“ steht, kann LetterXpress Probleme bei der Erkennung haben.