Projekte & Aufgaben
Aufgabe
Notizen
- Benutzer können via „@kürzel“ direkt benannt werden. Das Kürzel konfiguriert sich jeder Benutzer in seinem Profil
- Es gibt das magische Tag „@@all“ welches alle Benutzer der aktuellen Firma benennt und benachrichtigt
- Benutzer erhalten eine Benachrichtigung bei Nennung und müssen die Benennung als gelesen markieren
- Emojis werden unterstützt
Aktionen
Übernehmen
Die Aufgabe wird übernommen und dir zur Bearbeitung zugewiesen.
Abstoßen
Du kannst die Aufgabe „abstoßen“, sodass die Aufgabe wieder als „Neue Aufgabe“ allen Kollegen im Bereich „Neue Aufgabe“ gezeigt wird.
Zuweisen
Die Aufgabe kann einem Kollegen zur Bearbeitung zugewiesen werden.
Status
Der Status der Aufgabe kann aktualisiert werden.
Verknüpfen
Die Aufgabe kann mit anderen Aufgaben in verschiedene Relationen (ist verwandt mit / ist ein Duplikat von / ist abhängig von / blockiert) gesetzt werden.
Beobachten
Eine Aufgabe kann beobachtet werden, sodass man selbst über Statusveränderungen oder neue Notizen innerhalb der Aufgabe benachrichtigt wird. Auch wenn du selbst gar nicht der Bearbeiter der Aufgabe bist. Sprich du möchtest eine Aufgabe nicht selbst bearbeiten, möchtest aber bei Änderungen über den aktuellen Status informiert sein.
Du erhältst eine E-Mail und Systemnachricht bei Aktualisierung/Änderung der Aufgabe. (Beispiel: Neue Notiz, Änderung des Status etc…)
Sofern solch eine Benachrichtigung aktiv ist, wird dir das Ticket in den Ansichten „Meine Aufgaben“ oder „Meine Benachrichtigungen“ mit einem „Auge-Symbol“ angezeigt. (Das wäre ähnlich als wenn du via „@kürzel“ direkt benannt wurdest, passiert beim Beobachten aber auch ohne die direkte Benennung für jede Notiz oder Änderung innerhalb der Aufgabe)
Bearbeiten
Bearbeiten des Datensatzes der Aufgabe
KI-Integration
Aufgabe
- Lasse dir ganze Verläufe mit Kunden zusammenfassen
- Lasse dir Antworten für deine Kunden generieren
- Lasse dir beim Verstehen der Kundenproblemstellungen helfen
- Generiere auf Basis von allen Daten in einer Aufgabe deine eigenen KI-Promots
Rechnungslauf
- Aufgaben werden Sekundengenau abgerechnet
- Kunden mit weniger als 30 Sekunden Laufzeit pro Abrechnungsperiode werden übersprungen
- Bereits berechnete Zeiterfassungen oder zusätzliche Positionen in Aufgaben werden nicht erneut berechnet, sofern man den Rechnungslauf erneut startet
Moduleinstellungen
IMAP E-Mail Abruf & Versand
Sofern in den Moduleinstellungen SMTP E-Mail Daten hinterlegt sind, wird zyklisch ein Postfach abgerufen, sodass neue E-Mails automatisch als Aufgabe erstellt werden.
Automatische Zuordnung neuer Aufgaben
Neue Aufgaben werden wie folgt automatisch zugeordnet.
- E-Mail Tag in Teilprojekt
- Feld „E-Mail“ in einem Kontakt
- Feld „Zusätzliche E-Mail-Adressen“ in einem Kontakt
- Feld „E-Mail“ an Personen in einem Kontakt
Externer Zugang
Wenn die Einsicht für externe Kontakte zu Aufgaben aktiviert ist, wird eine Aufgabe automatisch mit einem Teilen-Link freigegeben und dieser Link ist Bestandteil der per E-Mail versendeten Nachricht.
- Externe sehen immer die erste Notiz in einer Aufgabe. Das gilt, auch wenn die Aufgabe intern geöffnet wurde und später mit externen kommuniziert wird
- Der Teilen-Link ist pro Aufgabe individuell. Alle externen Kontakte in einem Ticket dürfen somit die ganze Aufgabe einsehen
- Der Teilen-Link lässt sich jederzeit manuell widerrufen. Bei der nächsten externen Notiz wird dann ein neuer Link erzeugt. Die zuvor widerrufenen Teilen-Link bleiben weiterhin ungültig, da ein neuer generiert wurde.
- Externe sehen:
- Notizen an welcher E-Mail-Adressen (also externe Kontakte) beteiligt sind inkl. Dateianhänge
- Status der Aufgabe und Information zu Eröffnungsdatum und aktuellem Bearbeiter
- Externe sehen NICHT:
- interne Notizen inkl. Dateianhänge
- sensiblen Informationen an Notizen wie Zeiterfassungen, Wiedervorlagen etc.
- Großteile der rechten Sidebar