FP Sign
Überblick
Mit „FP Sign“ lässt du Angebote von deinen Kunden digital unterschreiben. Sticky schickt das Angebot als Signaturanfrage an FP Sign, dein Kunde unterschreibt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur, und den Status siehst du direkt in der Angebotsübersicht.
Voraussetzungen
- Ein eigenes Konto bei FP Sign mit Benutzername und Passwort
- Ein Modul der Kategorie „Buchhaltung“, z. B. „Lexware Office Anbindung“, sowie die Module „Kontakte“ und „Datenstrukturen“
- Die Zugangsdaten hinterlegen nur Administratoren.
Einrichtung
- Buche das Modul „FP Sign“ im Modul-Store oder teste es 7 Tage; nach der Buchung öffnet Sticky die Moduleinstellungen.
- Trage unter „FP-Sign-Zugangsdaten“ deinen „Benutzername“ und dein „Passwort“ von FP Sign ein.
- Klicke auf „Einstellungen aktualisieren“; Sticky meldet sich bei FP Sign an und zeigt beim „Verbindungsstatus“ „Verknüpfung aktiv“.
- Lege unter „Signaturanforderungen“ fest, wie deine Kunden unterschreiben (siehe Einstellungen).
So arbeitest du damit
Signaturanfrage für ein Angebot senden
- Öffne im Menü „Belege“ → „Angebote“.
- Klicke beim Angebot in der Spalte „Signatur“ auf „Signaturanfrage senden“.
- Sticky schickt das PDF des Angebots an FP Sign und zeigt „Signaturanforderung gesendet“ mit Datum und Uhrzeit.
- Dein Kunde erhält die Anfrage von FP Sign und unterschreibt dort.
Signaturanfragen automatisch senden
- Öffne den Kontakt des Kunden und wechsle in den Tab „FP Sign“.
- Aktiviere „Automatisches Senden von Signaturanfragen für Angebote“ und speichere.
- Ab jetzt geht zu jedem neuen Angebot dieses Kunden automatisch eine Signaturanfrage an FP Sign.
Kunden erinnern
Solange die Unterschrift aussteht, klickst du in der Spalte „Signatur“ auf „Erinnerung senden“. FP Sign erinnert deinen Kunden, und Sticky listet jede Erinnerung mit Datum und Uhrzeit unter „Erinnerungen“.
Unterschriebenes Angebot abrufen
Hat dein Kunde unterschrieben, zeigt die Spalte „Signatur“ „Signiert“ und unter „Ergebnisdatei“ das unterschriebene Dokument zum Download. Einen Kommentar deines Kunden siehst du unter „Kommentar“.
Einstellungen
Du findest sie unter „Firmeneinstellungen“ → „Modul Einstellungen“ → „FP Sign“.
- „Benutzername“ und „Passwort“: deine Zugangsdaten bei FP Sign.
- „Tenant-ID“ und „Verbindungsstatus“: zeigen, mit welchem FP-Sign-Mandanten Sticky verbunden ist und ob die Verknüpfung aktiv ist.
- „SMS-TAN“: Dein Kunde bestätigt vor der Unterschrift seine Identität mit einem Code per SMS.
- „Eine Anmeldung bei FP Sign ist für den Unterzeichner optional“: Aktiviert (Standard) unterschreibt dein Kunde ohne Anmeldung bei FP Sign, deaktiviert muss er sich dort anmelden.
- „Unterzeichner nach Abschluss einer Signaturanforderung benachrichtigen“: Alle Unterzeichner erhalten eine Nachricht, sobald die Signatur abgeschlossen ist.
- „Signatur des Antragstellers“: „Ohne Signatur“ (Standard) oder „Fortgeschrittene Signatur“, wenn du als Antragsteller selbst mit unterschreibst.
- „Signatursichtbarkeit“: „Sichtbar“ (Standard) oder „Unsichtbar“.
- „Begleitkommentar“: Text, den dein Kunde mit der Signaturanfrage erhält. Neben den Standard-Platzhaltern setzt %SEHR_GEEHRTE/R_HERR/FRAU_KUNDENNAME% die persönliche Anrede ein; ohne Anrede am Kontakt steht dort „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Gut zu wissen
- Sticky gleicht den Status offener Signaturanfragen alle 30 Minuten mit FP Sign ab.
- Die Spalte „Signatur“ zeigt je Angebot „Signaturanforderung gesendet“, „Signiert“, „Abgelehnt“, „Pausiert“ oder „Storniert“. Bei „Signiert“ und „Abgelehnt“ steht der Kommentar deines Kunden dabei, wenn er einen hinterlassen hat.
- Je Angebot sendest du eine Signaturanfrage; danach zeigt die Spalte ihren Status.
- Empfänger ist bei einer Privatperson der Kontakt selbst, bei einer Firma die Kontaktperson; bei mehreren Kontaktpersonen nimmt Sticky die letzte in der Liste.
- Sticky braucht vom Empfänger Vor- und Nachname und eine E-Mail-Adresse; fehlt die E-Mail-Adresse der Kontaktperson, nimmt Sticky die des Kontakts. Mit „SMS-TAN“ braucht der Empfänger zusätzlich eine Handy- oder Telefonnummer.
- Ohne Kontakt zeigt die Spalte „Kein Kontakt“, ohne E-Mail-Adresse „Kontakt hat keine E-Mail“.
- Das Angebot braucht ein PDF; Sticky sendet genau diese Datei. In FP Sign landen die Anfragen im Ordner „Signatur Angebote“.
- Antwortet FP Sign bei einer automatischen Signaturanfrage mit einem Serverfehler, versucht Sticky es nach einer Minute erneut.
- Abgerechnet wird je Signaturanfrage. In der Testphase sendest du höchstens so viele, wie im Modulpreis enthalten sind; deinen Verbrauch zeigt „Firmeneinstellungen“ → „Kontingente“.
- Stimmen die Zugangsdaten nicht, zeigt der „Verbindungsstatus“ „Authentifizierung fehlgeschlagen. Bitte prüfe deine FP Sign Zugangsdaten“, und Sticky löscht das gespeicherte Passwort. Bis die Verknüpfung aktiv ist, zeigt Sticky Administratoren die Aufgabe „FP Sign Account verknüpfen“.
- Signaturanfragen erstellst du auch über die Sticky-API.
Häufige Fragen
Braucht mein Kunde ein FP-Sign-Konto?
Nein, solange „Eine Anmeldung bei FP Sign ist für den Unterzeichner optional“ aktiviert ist.
Welche Signatur nutzen meine Kunden?
Eine qualifizierte elektronische Fernsignatur von FP Sign, die höchste Signaturstufe, auf Wunsch abgesichert per SMS-TAN.
Warum wurde keine Signaturanfrage gesendet?
Meist fehlen Angaben am Kontakt: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse oder bei „SMS-TAN“ die Handynummer. Den Grund zeigt Sticky als Meldung und im Protokoll.
Wann sehe ich, dass mein Kunde unterschrieben hat?
Nach dem nächsten Abgleich mit FP Sign, der alle 30 Minuten läuft.