Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt.
Aktualisiert am 17.10.2026 · Seit März 2021 in Sticky, angekündigt in der Systemnachricht vom 17.03.2021
Projekte & Aufgaben bündelt Projekte, Sprints, Aufgaben und Kundenanfragen deines Teams in Sticky – mit eigenem E-Mail-Postfach, Zeiterfassung und Rechnungslauf. Eingehende E-Mails werden zu Aufgaben, erfasste Zeiten werden zu Rechnungen in Lexware Office, und mit einem KI-Modul fasst Sticky lange Verläufe zusammen oder entwirft Antworten.
Das Modul kam mit der Systemnachricht vom 16. März 2021. Seither ist es zum umfangreichsten Modul von Sticky gewachsen: mit Sprintvorlagen, Wiedervorlagen, einer Leseansicht für Kunden, KI-Funktionen und seit September 2026 einer Zeit- und Wirtschaftlichkeitsauswertung.
Das Problem
Kundenanfragen kommen per E-Mail, Telefon und Zuruf. Sie landen in persönlichen Postfächern, Zeiten werden auf Zetteln notiert, und am Monatsende fehlt die Hälfte in der Rechnung. Niemand sieht, wer gerade woran arbeitet.
Struktur: Projekte, Sprints und Aufgaben
Jede Aufgabe bekommt eine fortlaufende Nummer, Status, Priorität, Fälligkeit und einen Bearbeiter. Projekte gliedern sich in Sprints, mit Projekt- und Sprint-Backlogs für Scrum-Abläufe und Sprintvorlagen samt Aufgaben. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand; geschlossen wird ein Projekt erst bei 100 %. Aufgaben verknüpfst du als „blockiert“, „ist abhängig von“, „ist ein Duplikat von“ oder „ist verwandt mit“, und eine erwähnte Nummer wie #1234 wird automatisch zum Link.
Projekte und Aufgaben hängen an jedem Datensatz: am Kunden, am Lieferanten oder an deinen eigenen Datenstrukturen, etwa an einer Maschine. Wiederkehrende Aufgaben legst du wöchentlich bis jährlich an. Die Team Übersicht zeigt offene Aufgaben je Mitarbeiter und alle Aufgaben ohne Bearbeiter.
Kommunikation mit Kunden
Sticky ruft dein Postfach per IMAP ab: Neue E-Mails werden zu Aufgaben, Antworten landen an der passenden Aufgabe, Anhänge und eingebettete Bilder bleiben erhalten. Im Reiter „Kommunikation“ stehen interne Notizen und E-Mails an den Kunden in einem Verlauf. Du antwortest über dein eigenes SMTP-Konto, an mehrere Empfänger mit AN und CC, und setzt beim Senden gleich den Status. Textvorlagen gibt es firmenweit und privat.
- Kollegen erwähnst du mit @, alle mit @@.
- Aufgaben beobachtest du und wirst bei neuen Notizen informiert.
- Wiedervorlagen an Notizen erscheinen im Dashboard-Widget „Fällige Wiedervorlagen“.
- Kunden sehen ihre Aufgabe über einen Freigabelink in einer eingeschränkten Leseansicht.
Zeiterfassung und Abrechnung
Zeiten erfasst du per Stoppuhr oder manuell und nimmst einzelne Einträge von der Berechnung aus. Je Aufgabe wählst du eine von fünf Berechnungsarten: Rechnungslauf mit oder ohne Zeiterfassung, Abrechnung bei Erledigung mit oder ohne Zeiterfassung oder nicht berechnen. Dazu kommen Rechnungspositionen direkt an der Aufgabe, ein Stundensatz je Kunde und eine optionale Servicepauschale.
Der Rechnungslauf zeigt für einen Zeitraum eine Vorschau je Kunde, Projekt und Sprint und prüft fehlende Zuordnungen, E-Mail-Adressen und Zahlungskonditionen. Die Rechnungen entstehen über die Lexware Office Anbindung; bereits berechnete Zeiten markiert Sticky, damit nichts doppelt abgerechnet wird, und vermerkt die Rechnungsnummer an der Aufgabe.
Zeitauswertung
In „Meine Zeitauswertung“ vergleicht jeder seine erfasste Zeit mit dem Soll aus der eigenen Wochenarbeitszeit, aufgeteilt in berechenbar, Festpreis, intern und nicht berechenbar. Administratoren sehen unter „Alle Zeitauswertungen“ je Mitarbeiter erfasste Zeit, Soll, Leistungswert, Arbeitgeberkosten und Differenz. Beträge werden erst per Klick sichtbar.
KI in Aufgaben
Mit einem gebuchten KI-Modul – ChatGPT, Claude oder IONOS AI – fasst Sticky den Verlauf einer Aufgabe zusammen, entwirft eine Antwort an den Kunden, hilft bei der Problemlösung, verbessert Rechtschreibung und Formulierung oder führt deinen eigenen Prompt aus. Hast du mehrere KI-Module gebucht, wählst du bei jeder Aktion das passende.
Was du brauchst
Das Modul läuft ohne weitere Module. Für Rechnungslauf und Einzelabrechnung brauchst du die Lexware Office Anbindung, für die KI-Funktionen ein KI-Modul.
Häufige Fragen
Sieht jeder Mitarbeiter die Zeiten der anderen?
Nein. Jeder sieht seine eigene Zeitauswertung; Administratoren sehen alle Mitarbeiter einschließlich Arbeitgeberkosten.
- Modulseite: Projekte & Aufgaben
- Anleitung in der Hilfe: Projekte & Aufgaben
- Ratgeber: Kunden und Lieferanten zentral verwalten: Was kann das Modul Kontakte?
- Ratgeber: Datenstrukturen: Wie baust du eigene Datenbanken ohne Programmierung?
- Ratgeber: Schnell im Team abstimmen: Wie funktionieren Umfragen in Sticky?
- Systemnachricht zur Einführung: Sticky Neues Modul: Projekte & Aufgaben – 16.03.2021
Fragen? Wir helfen dir
Du hast Fragen zum Modul Projekte & Aufgaben oder möchtest wissen, ob es zu deinem Ablauf passt? Schreib uns an support@sticky.de oder ruf uns an unter 02261 81616-90. Am schnellsten überzeugst du dich selbst: 7 Tage kostenlos testen.
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und wird vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.