Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt.
Große Aufträge rechnest du in Etappen ab: Für bereits erbrachte Leistungen stellst du Abschlagsrechnungen, am Ende eine Schlussrechnung über den gesamten Auftrag. In der Schlussrechnung ziehst du alle bezahlten Abschläge samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer ab, sonst schuldest du die Steuer doppelt. Damit das sauber klappt, müssen Abschläge, Zahlungseingänge und Schlussrechnung eindeutig zusammengehören. Mit der Lexware Office Anbindung von Sticky hast du alle Belege eines Auftrags samt Zahlstand an einem Ort.
Wann sich Abschlagsrechnungen lohnen
Ob Umbau, Anlagenbau, Softwareprojekt oder Messestand: Zieht sich ein Auftrag über Wochen oder Monate, gehst du ohne Abschläge lange in Vorleistung. Material, Löhne und Fremdleistungen bezahlst du sofort, das Geld vom Kunden kommt erst nach der Abnahme. Abschlagsrechnungen verteilen dieses Risiko und halten deine Liquidität stabil.
Bei Werkverträgen gibt dir das Gesetz einen Anspruch darauf. Nach § 632a BGB kannst du Abschlagszahlungen in Höhe des Werts verlangen, den deine bereits erbrachten, vertragsgemäßen Leistungen haben. Du weist diese Leistungen durch eine Aufstellung nach, die dem Kunden eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Sind Leistungen mangelhaft, darf der Kunde einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten. Klarer wird es, wenn du Zahlungsplan und Abschlagshöhe schon im Angebot oder Vertrag festhältst, etwa nach Bauabschnitten oder Meilensteinen.
Abschlag, Anzahlung, Teilrechnung: Was ist was?
Im Alltag werden die Begriffe oft vermischt. Für deine Buchhaltung lohnt es sich, sie auseinanderzuhalten:
- Anzahlung: Der Kunde zahlt, bevor du überhaupt mit der Leistung beginnst, etwa damit du Material bestellen kannst.
- Abschlagsrechnung: Du rechnest einen Teil des Gesamtpreises für bereits erbrachte Leistungen ab. Der Auftrag als Ganzes ist noch nicht fertig, abgerechnet wird er erst mit der Schlussrechnung.
- Teilrechnung: Du rechnest einen abgeschlossenen, eigenständig abgenommenen Teil des Auftrags endgültig ab. Er taucht in der Schlussrechnung nicht noch einmal als Leistung auf.
- Schlussrechnung: Sie führt die gesamte Leistung auf und zieht alle Abschläge und Anzahlungen ab. Übrig bleibt der Betrag, den der Kunde noch zahlt.
Umsatzsteuer: Wann sie entsteht und wie du sie abziehst
Eine Abschlagsrechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie jede andere Rechnung, mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Die Steuer auf einen Abschlag entsteht, sobald das Geld bei dir eingeht, und zwar mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem es zufließt (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Das gilt auch, wenn du die Umsatzsteuer sonst nach vereinbarten Entgelten berechnest. Ein Abschlag, der im Oktober eingeht, gehört also in die Voranmeldung für Oktober, nicht erst in die des Monats, in dem du den Auftrag fertigstellst.
In der Schlussrechnung setzt du alle vorab vereinnahmten Teilbeträge und die darauf entfallende Umsatzsteuer ab, sofern du über sie Rechnungen mit Steuerausweis gestellt hast (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Das geht auf zwei Wegen: Du berechnest die Steuer auf den Gesamtbetrag und ziehst die Abschläge brutto ab, oder du ziehst die Abschläge netto ab und berechnest die Steuer auf den Rest. Das Ergebnis ist in beiden Fällen gleich.
Ein Beispiel: Ein Auftrag kostet 30.000 Euro netto. Der Kunde hat einen Abschlag von 9.000 Euro netto zuzüglich 1.710 Euro Umsatzsteuer bezahlt. Die Schlussrechnung weist 30.000 Euro netto und 5.700 Euro Umsatzsteuer aus, zieht 9.000 Euro netto und 1.710 Euro Steuer ab und endet bei einer Restzahlung von 24.990 Euro. Fehlt der Abzug der Steuer, steht sie zweimal auf Rechnungen – und du schuldest sie dem Finanzamt auch zweimal, bis du die Schlussrechnung berichtigst. Wie teuer das werden kann, zeigt ein von IWW beschriebener Fall, in dem eine Betriebsprüfung Nachzahlungszinsen von über 90.000 Euro festsetzte.
Typische Stolperfallen
- Abschlag nicht bezahlt: Abziehen darfst du nur, was du tatsächlich vereinnahmt hast. Ein offener Abschlag bleibt eine offene Forderung und gehört nicht als Zahlung in die Schlussrechnung.
- Falscher Kontakt: Läuft der Abschlag auf einen anderen Kunden oder eine andere Adresse als die Schlussrechnung, findet die Buchhaltungssoftware ihn nicht und du rechnest von Hand.
- Mehrere Steuersätze: Enthält ein Auftrag Leistungen mit 19 und 7 Prozent, brauchst du Abschläge, die die Steuersätze getrennt ausweisen.
- Einbehalte: Zahlt der Kunde weniger, etwa wegen eines Sicherheitseinbehalts, muss der Abschlag zum tatsächlich erhaltenen Betrag passen.
- Kein Überblick: Bei mehreren Aufträgen pro Kunde und mehreren Abschlägen pro Auftrag geht schnell verloren, was schon bezahlt ist.
So läuft es mit Lexware Office und Sticky
In Lexware Office führst du ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung zur Abschlagsrechnung weiter und später zur Schlussrechnung. Bezahlte Abschläge an denselben Kontakt zieht Lexware Office dann selbst ab; die Abschlagsrechnung ist laut Lexware-Hilfe dem Tarif XL vorbehalten. Die Einzelheiten zur Verrechnung beschreibt die Anleitung zur Schlussrechnung.
Die kostenlose Lexware Office Anbindung synchronisiert Abschlags- und Schlussrechnungen wie alle anderen Belege mit Sticky, einschließlich Zahlungsstand und offenem Betrag, auch bei Teilzahlungen. So siehst du beim Kontakt im Reiter „Belege“ auf einen Blick, welche Abschläge bezahlt sind und was noch offen ist, ohne zwischen Programmen zu wechseln. Mit dem Modul SEPA Lastschrift ziehst du auch Abschlags- und Schlussrechnungen per Lastschrift ein, sofern dein Kunde ein Mandat erteilt hat; wie das geht, steht im Ratgeber Wie ziehst du offene Rechnungen per SEPA-Lastschrift ein?
Für die Aufstellung nach § 632a BGB hilft dir das Modul Projekte & Aufgaben: Dort verwaltest du Aufgaben und Zeiten je Projekt und hast damit festgehalten, welche Leistungen bis zum jeweiligen Abschlag erbracht sind. Was synchronisiert wird und wie du die Systeme verbindest, erklärt der Ratgeber Lexware Office mit Sticky verbinden, die Einrichtung Schritt für Schritt die Hilfe zur Lexware Office Anbindung.
Sticky entwickelt und betreibt Baebeca selbst, auf eigenen Servern im eigenen Rechenzentrum in Gummersbach. Lexware Office bleibt dein eigener Account unter deinem eigenen Vertrag mit Lexware, den Sticky anbindet. Steuerliche Einzelfragen, etwa zu Bauleistungen oder zum Vorsteuerabzug deines Kunden, klärst du mit deinem Steuerberater; dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Probier es aus
Teste Sticky 7 Tage kostenlos, verbinde deinen Lexware Office Account und sieh dir an, wie Abschläge, Zahlungen und Schlussrechnungen deiner Aufträge zusammenlaufen. Fragen beantworten wir dir gern unter 02261 81616-90 oder per E-Mail an support@sticky.de.