Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt.
Aktualisiert am 17.10.2026 · Seit Februar 2021 in Sticky, angekündigt in der Systemnachricht vom 20.02.2021
Der PDF Steuerzeichen Import bringt Ausgangsrechnungen aus jeder Drittsoftware automatisch als Einnahme in Lexware Office. Deine Software schreibt dafür unsichtbare Steuerzeichen ins PDF, zum Beispiel in weißer Schrift auf weißem Grund, und schickt die Rechnung an ein Postfach. Sticky liest Belegnummer, Kunde und Beträge aus, legt bei Bedarf den Kunden an und verschickt die Rechnung auf Wunsch per E-Mail.
Das Modul kam mit der Systemnachricht vom 20. Februar 2021 zu Sticky. Seither kamen der Dublettenschutz, ein Sammelkunde, steuerfreie Belege, der Rundungsausgleich und der Upload ungültiger Belege zur Prüfung hinzu.
Das Problem
Viele Branchen arbeiten mit Fachsoftware – Praxisverwaltung, Kassensysteme, Branchenlösungen –, die zwar Rechnungen schreibt, aber keine Schnittstelle zur Buchhaltung hat. Die Rechnungen werden dann exportiert, gedruckt oder abgetippt. Mit jeder Rechnung wachsen Aufwand und Fehlerrisiko.
So funktioniert es
Steuerzeichen im PDF
Die Steuerzeichen stehen im Format @@feld=wert@@ im PDF. Erkannt werden unter anderem Belegnummer, Belegdatum, Fälligkeit in Tagen, Kundennummer, Kundenname, Adresse mit Land, Ansprechpartner mit Anrede, E-Mail und Telefon sowie Netto- und Steuersummen für die Sätze 0, 5, 7, 16 und 19 %, Bruttosumme und Rundung. Belege mit gemischten Steuersätzen verarbeitet Sticky als Splitbeleg. Demo-PDFs mit sichtbaren und versteckten Steuerzeichen lädst du in den Moduleinstellungen herunter.
Postfach und Verarbeitung
Sticky prüft alle 15 Minuten ein IMAP-Postfach über eine TLS-gesicherte Verbindung und liest PDF-Anhänge bis 1,5 MB. Verarbeitete und fehlerhafte E-Mails legt Sticky in eigene Ordner. Die Synchronisation lässt sich pausieren, ohne dass Daten verloren gehen, und ein manueller Testlauf zeigt dir vorab, ob alles passt.
Kunden und Dubletten
Kunden legt Sticky automatisch in Lexware Office an oder ordnet sie bestehenden Kontakten zu – per Kundennummer oder E-Mail-Adresse. Arbeitest du ohne Kundennummern, buchst du alles auf einen Sammelkunden. Eine Prüfung auf doppelte Belegnummern verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal ankommt.
Optionen für besondere Fälle
- Steuerfreie Belege mit 0 %, etwa für Heilberufe nach § 4 Nr. 14 a UStG
- Nettobeträge per Textsuche erkennen, wenn sie nicht als Steuerzeichen vorliegen
- Das SEPA-Mandat des Kunden prüfen
- Ungültige Belege trotzdem als „zu prüfen“ zu Lexware Office hochladen
- Rechnung per E-Mail an den Kunden senden, mit eigenem Text und Platzhaltern
Was deine Software können muss
Sie muss die Steuerzeichen als Text ins PDF schreiben. Dafür ergänzt du die Rechnungsvorlage um die Felder, zum Beispiel in weißer Schrift auf weißem Grund – so bleiben sie im Ausdruck unsichtbar. Außerdem schickt deine Software das PDF per E-Mail an das hinterlegte Postfach, oder du leitest die Rechnungen dorthin weiter.
So führst du den Import ein
- Lade die Demo-PDFs herunter und vergleiche sie mit deiner Rechnungsvorlage.
- Ergänze die Vorlage um die Steuerzeichen und schicke eine Testrechnung an das Postfach.
- Starte einen manuellen Testlauf und prüfe den Beleg in Lexware Office.
- Aktiviere danach die automatische Verarbeitung und, wenn gewünscht, den E-Mail-Versand an deine Kunden.
Was du brauchst
Das Modul setzt die Lexware Office Anbindung voraus. Die Rechnungen stehen danach als Einnahme in Lexware Office und über die Anbindung auch in Sticky – bereit für SEPA Lastschrift, Kostenstellen oder das Rechnungsausgangsbuch.
Häufige Fragen
Was passiert mit fehlerhaften Rechnungen?
Sticky legt die E-Mail in einen Fehlerordner. Optional lädt es den Beleg trotzdem als „zu prüfen“ zu Lexware Office hoch.
Kann ich ohne Kundennummern arbeiten?
Ja. Sticky ordnet Kunden auch per E-Mail-Adresse zu oder bucht alles auf einen Sammelkunden.
- Modulseite: PDF Steuerzeichen Import
- Anleitung in der Hilfe: PDF Steuerzeichen Import
- Ratgeber: Wie landen Belege aus deinem Postfach automatisch in Lexware Office?
- Ratgeber: Lückenlose Rechnungsnummern nachweisen: Wie hilft das Rechnungsausgangsbuch?
- Ratgeber: Lexware Office mit Sticky verbinden: Was wird synchronisiert?
- Systemnachricht zur Einführung: Sticky Neue Module – 20.02.2021
Fragen? Wir helfen dir
Du hast Fragen zum PDF Steuerzeichen Import oder möchtest wissen, ob es zu deinem Ablauf passt? Schreib uns an support@sticky.de oder ruf uns an unter 02261 81616-90. Am schnellsten überzeugst du dich selbst: 7 Tage kostenlos testen.
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und wird vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.