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Aktualisiert am 17.10.2026 · Seit Januar 2021 in Sticky, angekündigt in der Systemnachricht vom 12.01.2021
Mit dem E-Mail-Belegimport der Lexware Office Anbindung hinterlegst du ein eigenes Postfach für Belege. Sticky ruft es stündlich ab und lädt angehängte PDFs, Bilder und E-Rechnungen automatisch als Beleg zu Lexware Office hoch. Lieferanten schicken ihre Rechnungen einfach an diese Adresse – das Speichern und Hochladen von Hand entfällt. Die Funktion ist Teil der kostenlosen Anbindung.
Den E-Mail-Import gibt es seit der Systemnachricht vom 12. Januar 2021. Inzwischen erkennt er doppelte PDF- und XML-Dateien von E-Rechnungen und überspringt Deko- und Signaturbilder sowie AGB-Dateien.
Das Problem
Eingangsrechnungen kommen heute fast immer per E-Mail. Jemand muss sie öffnen, den Anhang speichern und in die Buchhaltung hochladen. Das kostet Zeit, und im Urlaub oder bei vollen Postfächern bleiben Rechnungen liegen – mit verpasstem Skonto und einer unvollständigen Buchhaltung.
So richtest du den Import ein
- Lege ein eigenes Postfach an, etwa belege@deinefirma.de, oder nutze einen eigenen Unterordner in einem bestehenden Postfach.
- Trage in den Moduleinstellungen der Lexware Office Anbindung die IMAP-Zugangsdaten und den Ordner ein.
- Bitte deine Lieferanten, Rechnungen künftig an diese Adresse zu senden, oder richte eine Weiterleitung ein.
Sticky prüft das Postfach jede Stunde, lädt die Anhänge zu Lexware Office hoch und entfernt die E-Mail danach. Nutze deshalb ein separates Postfach oder einen Unterordner, damit keine anderen Nachrichten verschwinden.
Was importiert wird
Sticky verarbeitet Anhänge in den Formaten PDF, PNG, JPG und XML. Damit kommen auch E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD in Lexware Office an. Typische Störfaktoren filtert Sticky heraus:
- Liegen einer E-Rechnung PDF und XML bei, lädt Sticky sie nicht doppelt hoch.
- Logos, Signatur- und Layoutbilder aus der E-Mail werden übersprungen.
- Angehängte AGB-Dateien landen nicht als Beleg in der Buchhaltung.
Was danach passiert
Die Belege stehen danach in Lexware Office, wo du sie wie gewohnt prüfst und verbuchst. Über die Anbindung kommen sie zurück nach Sticky und stehen dort für Rechnungsfreigabe, Sammelüberweisung und Kostenstellen bereit. Aus der E-Mail wird so in wenigen Schritten eine freigegebene und bezahlte Rechnung.
Kann Sticky das Postfach nicht erreichen oder fehlt der Ordner, schreibt es eine Warnung ins Firmenprotokoll. Wer Warnungen als Benachrichtigung oder E-Mail abonniert hat, erfährt davon sofort.
Weitere Wege für Belege
Neben dem Postfach lädst du Belege im Dashboard-Widget „Lexware Office Belegupload“ per Drag & Drop hoch. Für Rechnungen, die deine eigene Software erzeugt, gibt es den PDF Steuerzeichen Import; für regelmäßig gleiche Ausgaben die wiederkehrenden Eingangsbelege.
Tipps für den Alltag
- Verwende für den Import ein Postfach, das nur Belege empfängt, und gib die Adresse auch an Mitarbeitende weiter, die Quittungen oder Tankbelege einreichen.
- Halte den Speicher schlank: In der Anbindung legst du fest, ob Sticky Belegbilder speichert und nach wie vielen Monaten es alte Bilder löscht.
- Hast du mehrere Sticky-Firmen, richte für jede Firma ein eigenes Belegpostfach ein.
Häufige Fragen
Was passiert mit der E-Mail nach dem Import?
Sticky entfernt sie aus dem Postfach, sobald die Anhänge hochgeladen sind. Deshalb gehört der Import in ein eigenes Postfach oder einen Unterordner.
Kostet der E-Mail-Import extra?
Nein, er ist Teil der kostenlosen Lexware Office Anbindung.
- Modulseite: Lexware Office Anbindung
- Anleitung in der Hilfe: Lexware Office Anbindung
- Ratgeber: Lexware Office mit Sticky verbinden: Was wird synchronisiert?
- Ratgeber: Wie gibst du Eingangsrechnungen im Team frei und bezahlst sie gesammelt?
- Ratgeber: Wie kommen Rechnungen aus deiner eigenen Software automatisch in Lexware Office?
- Systemnachricht zur Einführung: Sticky *Neu* Belege aus E-Mail-Postfach abrufen
Fragen? Wir helfen dir
Du hast Fragen zum E-Mail-Belegimport oder möchtest wissen, ob es zu deinem Ablauf passt? Schreib uns an support@sticky.de oder ruf uns an unter 02261 81616-90. Am schnellsten überzeugst du dich selbst: 7 Tage kostenlos testen.
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und wird vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.