Dieser Beitrag wurde mit KI erstellt.
Aktualisiert am 17.10.2026 · Seit April 2021 in Sticky, angekündigt in der Systemnachricht vom 04.04.2021
Das Modul Rechnungsausgangsbuch erstellt dir für jeden Monat ein PDF mit allen Ausgangsrechnungen – Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Betrag und offener Betrag – und prüft dabei, ob im Nummernkreis Nummern fehlen. Fehlende Nummern listet Sticky mit einer Leerzeile für die Begründung auf. Alle Rechnungen des Monats lädst du zusätzlich als ZIP herunter.
Das Rechnungsausgangsbuch kam mit der Systemnachricht vom 4. April 2021 zu Sticky. Kurz darauf wurden Entwürfe gesondert ausgewiesen; seit November 2024 enthält der ZIP-Download auch die XML-Dateien von E-Rechnungen.
Das Problem
Rechnungsnummern werden fortlaufend und einmalig vergeben. Fehlt in der Reihe eine Nummer, wollen Steuerberater oder Betriebsprüfung wissen, warum. Dann beginnt die Suche: Wurde die Rechnung storniert, als Entwurf verworfen oder schlicht vergessen? Wer jeden Monat eine Übersicht hat, klärt solche Lücken sofort, solange sich alle noch erinnern.
Was im Rechnungsausgangsbuch steht
- Je Rechnung Rechnungsnummer, Datum, Kunde, Betrag und offener Betrag
- Summen für den Monat
- Fehlende Rechnungsnummern mit einer Leerzeile für den Grund
- Entwürfe gesondert unter „Abzüglich Entwürfe“
- Rechnungen ohne Belegdatei, damit du fehlende PDFs nachpflegen kannst
Dein Nummernkreis
Damit Sticky Lücken erkennt, beschreibst du in den Moduleinstellungen dein Nummernformat: eine fortlaufende Zahl mit Präfix und Suffix, auch mit den Platzhaltern %MONAT%, %JAHR% und %JAHR_KURZ%. Ein Präfix wie „RE-%JAHR%-“ deckt so einen Nummernkreis ab, der jedes Jahr neu beginnt. Wichtig ist nur, dass dein Nummernkreis eine fortlaufende Zahl enthält.
ZIP-Download für den Monatsabschluss
Zum Rechnungsausgangsbuch gehört ein ZIP-Archiv mit allen Rechnungen des Monats, der Übersicht und den XML-Dateien vorhandener E-Rechnungen. Das Archiv gibst du an deinen Steuerberater weiter oder legst es in deiner eigenen Ablage ab.
So nutzt du es im Monatsablauf
- Öffne zu Beginn des Folgemonats das Rechnungsausgangsbuch des Vormonats.
- Prüfe die Liste der fehlenden Nummern und trage den Grund ein, etwa „storniert“ oder „Entwurf verworfen“.
- Pflege Rechnungen ohne Belegdatei nach.
- Lade das ZIP herunter und gib es zusammen mit dem PDF an deinen Steuerberater.
Die Spalte „Offener Betrag“ zeigt dir dabei gleich, welche Rechnungen des Monats noch nicht bezahlt sind – ein guter Anlass, das Mahnwesen oder die SEPA Lastschrift anzustoßen.
Für wen sich das Modul lohnt
- Betriebe, die ihrem Steuerberater jeden Monat eine vollständige Rechnungsliste geben
- Unternehmen, in denen mehrere Personen oder Systeme Rechnungen schreiben, etwa über Shop-Anbindungen oder den PDF Steuerzeichen Import
- Alle, die Lücken im Nummernkreis frühzeitig erkennen und begründen wollen
Was du brauchst
Das Modul setzt die Lexware Office Anbindung voraus; die Rechnungen kommen aus deiner Buchhaltung. Für andere Filter, etwa nach Kunde oder Zahlstatus, nutzt du ergänzend den Belege Sammeldownload.
Häufige Fragen
Was enthält das ZIP-Archiv?
Alle Rechnungen des Monats als PDF, die Übersicht und die XML-Dateien vorhandener E-Rechnungen.
Sehe ich offene Beträge?
Ja. Jede Zeile zeigt neben dem Rechnungsbetrag den offenen Betrag, sodass du unbezahlte Rechnungen des Monats sofort erkennst.
Funktioniert das mit meinem Nummernkreis?
Ja, wenn er eine fortlaufende Zahl enthält. Präfix und Suffix, auch mit Jahr und Monat, stellst du in den Moduleinstellungen ein.
Was mache ich mit Lücken im Nummernkreis?
Das PDF listet fehlende Nummern mit einer Zeile für die Begründung. Du trägst den Grund ein und legst das PDF mit deinem Monatsabschluss ab.
Werden Entwürfe mitgezählt?
Nein. Entwürfe weist das Rechnungsausgangsbuch gesondert unter „Abzüglich Entwürfe“ aus.
- Modulseite: Rechnungsausgangsbuch
- Anleitung in der Hilfe: Rechnungsausgangsbuch
- Ratgeber: Viele Rechnungen auf einmal herunterladen: als ZIP oder druckfertiges PDF
- Ratgeber: Wie kommen Rechnungen aus deiner eigenen Software automatisch in Lexware Office?
- Ratgeber: Lexware Office mit Sticky verbinden: Was wird synchronisiert?
- Ratgeber: Wie prüfst du jeden Monat, ob deine Ausgangsrechnungen vollständig sind?
- Systemnachricht zur Einführung: Sticky Systemupdate – 04.04.2021
Fragen? Wir helfen dir
Du hast Fragen zum Rechnungsausgangsbuch oder möchtest wissen, ob es zu deinem Ablauf passt? Schreib uns an support@sticky.de oder ruf uns an unter 02261 81616-90. Am schnellsten überzeugst du dich selbst: 7 Tage kostenlos testen.
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt und wird vor der Veröffentlichung redaktionell geprüft.